ГОРОНО

ГОРОНО помогает школам, учебным центрам, клиникам и другим организациям получить лицензию на образовательную деятельность, аккредитацию по охране труда, медицинскую лицензию, лицензию МЧС и санитарное заключение. Одно дело длится месяцами, у клиента десятки документов, а у каждого направления своё ведомство и свои сроки.

ГОРОНО входит в группу компаний Logicore. Мы сделали для неё всю цифровую часть: сайт gorono.pro, CRM, ведение дел, документы, финансы и бухгалтерию, личные кабинеты и Телеграм-бота. Это одна система с одной базой, в ней каждый день работают директор, юристы, бухгалтер и клиенты.

Как было

Клиенты присылали сканы в мессенджер, на почту и через файлообменники. Перед подачей никто точно не знал, какая версия устава последняя. На просьбу «пришлите документы по специалисту» приходило не то, и каждый круг уточнений съедал от трёх дней до недели.

Юрист и клиент созванивались напрямую, и часть разговоров шла мимо компании. Когда дело зависало, клиент был уверен, что ждёт юриста, а юрист - что ждёт клиента.

Договор со счётом набирали вручную. Выписку из банка никак не связывали со сделками, и чтобы ответить на вопрос «сколько заработали в июне», бухгалтер тратил полдня.

CRM: клиенты, сделки и коммерческие предложения

Карточка клиента заводится по ИНН. Название, ОГРН, КПП, адрес, виды деятельности и действующие лицензии подтягиваются сами, вручную вписывается только руководитель. Если ИНН не нашёлся, система подсвечивает поля для ручного ввода и работу не останавливает.

Сделка собирается из услуг единого словаря. Сокращение, цвет и название услуги хранятся в одном месте и одинаково выглядят в сделке, в финансах, в боте и в кабинете клиента: поменяли название в словаре, и оно поменялось везде. Заявки с сайта, из бота и с оплаты консультации сразу попадают в сделку с нужной услугой.

Коммерческое предложение формируется из сделки и уходит клиенту по ссылке с личным кодом доступа, открыть его может только он.

Договоры, счета и акты

Договор собирается кнопкой из данных сделки: номер и дата, реквизиты заказчика, представитель и основание полномочий, услуги с суммами, этапы оплаты, сроки. Сумма считается из выбранных услуг, вписать её руками нельзя, поэтому цифры в шапке договора и в приложении всегда совпадают. Сумму прописью, падеж фамилии и город в родительном падеже система ставит сама, а именно на них обычно и ошибаются шаблоны. Если договор подписывает заместитель по доверенности, его данные подставляются вместо директора.

Готовый договор уходит клиенту на согласование и скачивается в Word и PDF.

Счёт выставляется на весь договор или на этап. На нём печатается QR-код: клиент наводит камеру из приложения банка, и реквизиты с назначением платежа заполняются сами. Договор, счета и акты отправляются клиенту одним письмом прямо из карточки сделки.

Ведение дела от заявки до записи в реестре

Каждая услуга разбита на блоки по требованиям ведомства, у лицензии МЧС для ООО их 16. В каждом блоке окна загрузки с точной подсказкой, например «Копия ЕГРН (не путать с ЕГРЮЛ)». Если ведомство требует фразу в уставе слово в слово, система показывает её готовой, клиенту остаётся скопировать.

Юрист принимает блок, отправляет на доработку или отклоняет. Вернуть документ без комментария нельзя, так что клиент всегда знает, что исправить. На экране написано, чей сейчас ход, а у руководителя есть счётчики сроков: они краснеют, если дело застряло у клиента или у юриста.

Когда пакет принят, клиент выбирает время подачи в боте, за час до подачи всем приходит напоминание. После подачи система сама проверяет реестры Рособрнадзора и Минтруда каждые два часа по будням. Как только организация появилась в реестре, клиент, юрист и администратор получают поздравление.

Финансы, банк и бухгалтерия

Выписка из банка подгружается каждый час. Платёж находит клиента по ИНН плательщика и сам привязывается к сделке, если вариант один. Спорные поступления попадают в список «разобрать вручную», а не записываются наугад. О каждом поступлении директору приходит сообщение в Телеграм.

У каждой оплаты и каждого расхода две даты: когда планировали и когда случилось на самом деле. Прибыль и налог по упрощёнке считаются по факту движения денег. При закрытии месяца система сохраняет снимок цифр и ставит налог плановым расходом на 28-е число следующего месяца. Декларацию по УСН она заполняет из банковских поступлений, счёт поставщика из PDF превращает в платёжку и расход.

Вознаграждение юристу начисляется само, когда его назначают на услугу. Юрист подтверждает начисление и отмечает, что деньги получил. Любой шаг можно откатить, и каждый записывается в журнал.

Кабинеты и Телеграм-бот

Кабинетов четыре: у клиента, юриста, администратора и бухгалтера. Клиент видит свои услуги, документы и то, чего от него ждут. Юрист видит только своих клиентов, их телефонов и почты у него нет. Бухгалтеру открыты банк, договоры, счета, акты и налоги, остальное закрыто.

Клиент и юрист переписываются через бота. Номера телефонов из сообщений вырезаются, голосовые расшифровываются в текст, администратор видит всю переписку и может ответить сам. Посетитель без договора может проверить в боте лицензию или аккредитацию любой организации по ИНН, и для многих с этого начинается знакомство с компанией.

Локальные акты и учебная часть

Для клиентов есть отдельный продукт - пакет локальных нормативных актов. В библиотеке 92 документа и 1049 мест, куда подставляются данные организации. Перед выдачей пакет проверяется на пропуски и на остатки чужих названий из шаблонов. Раз в месяц система сверяет 11 нормативных актов, на которые ссылаются документы, и показывает, у кого из клиентов пакет устарел.

Учебная часть печатает комплект документов на каждую стадию учебной группы: приказы, заявления, договоры, ведомости, протокол экзамена, книгу учёта удостоверений и выгрузку для ФИС ФРДО.

Сайт, поиск и новости с нейросетью

Сайт gorono.pro собран под поисковые запросы. Семантическое ядро - 360 запросов, на каждый важный запрос своя страница, в карте сайта больше 50 страниц. Есть разметка для Яндекса и Google, калькулятор стоимости, раздел о пошлинах и сроках, отраслевые анкеты и оплата консультации на сайте с чеком по 54-ФЗ. Оплата сама находит клиента по телефону, заводит сделку и сообщает директору.

Новости отрасли готовит нейросеть. Юрист даёт ссылку на источник, система скачивает материал и пишет заголовок, краткое содержание, вопросы и ответы и описание для поисковиков. Юрист правит текст и публикует. У новостей своя карта сайта и лента RSS, поэтому поисковики находят их быстро.

Что изменилось

Договор со счётом готовится за пару минут. По сайтам ведомств никто не ходит, реестр проверяется сам. Чтобы узнать, сколько заработали в июне, достаточно открыть один экран. Клиента нельзя увести мимо компании, потому что юрист не знает его телефона. Код, данные и домен принадлежат ГОРОНО.

Кому подойдёт такой же проект

Компаниям, где услуга длится неделями или месяцами, собирается из документов клиента и заканчивается решением ведомства: лицензирование и СРО, сертификация, тендерное и миграционное сопровождение, кадастровые работы, проектирование, юридические и бухгалтерские фирмы.